芥子納須彌

1. 言之有物：
從某種角度來看，PowerPoint簡單上手的優點，也可能是它最大的缺點。不論建立引人注目的投影片和圖片有多麼簡單、多麼有趣，都千萬別忘了 PowerPoint 並不是獨立的。聽眾是為你而來，不是為了瞪著螢幕上的圖像而已。簡報資料要做得好，但是演說的內容也要一樣引人傾聽。PowerPoint並不會做簡報， PowerPoint只會做投影片。別忘記你做投影片的目的，是為了輔助口頭上的簡報。

2. 保持單純：
不論是PowerPoint還是其他簡報程式，我們大概都見過那種簡報者像是要向簡報程式求婚的情況。因為他會毫不保留地炫耀每個特殊效果、每種小工具，就像炫耀心上人一樣。但是，真正最有效的PowerPoint簡報，都是很簡單的：易懂的圖表、與演說內容相呼應的圖形等。有些專家建議每行不要超過五個字，每張投影片也不要超過五行字。不要用過多文字和圖形來做總結，不妨換個立場思考，真的需要把所有東西都放上螢幕嗎？

3. 投影片裡少用數字：
PowerPoint的魅力，就是能夠簡潔地傳達想法，以輔助演說的內容。但是如果同時出現太多數字和統計資料等等，情況就完全相反。一般來說，效果最佳的PowerPoint畫面，都不會帶有過多數字。取而代之的，是在事後另外發出較為深入說明的備忘稿。想要用PowerPoint強調某個統計資料的話，可以考慮改用圖形或圖像傳達。

4. 最忌複頌PowerPoint：
PowerPoint 使用者中，最普遍也最不好的習慣之一，就是直接唸出投影片上的文字。這不但是多餘的 (簡報者淪為切換投影片的工作人員)，而且不論簡報本身做得多美觀，結果都只會讓人覺得無聊。演說內容要能夠延伸討論螢幕上的內容，而不僅止於複頌，才能讓PowerPoint發揮最大的效用。套一句老生常談，簡報要與聽眾保持眼神的接觸，他們不是來看你的後腦勺的。

5. 算準說話時間：
另一個可能發生的問題，就是演說人在換新投影片的同時開始說話，這樣只會讓聽眾分心。精心設計的PowerPoint簡報，會先放上新投影片，讓聽眾有機會閱讀並消化內容之後，才開始討論、延伸及擴大螢幕上的主題。這是時機問題，千萬別和你的投影片搶鏡頭。

6. 休息一下：
再強調一次，當PowerPoint成為視覺輔助工具時，才能發揮最大效果。有經驗的PowerPoint使用者，不會怕讓螢幕暫時空白一陣子。這樣不但讓聽眾視覺上得到喘息的機會，也能把聽眾的心思帶回口頭上的互動，像是小組討論或是問答時間等。

7. 使用亮麗色彩：
在文字、圖形和背景間創造出較強烈的對比，也能有效傳達訊息和情感。

8. 匯入其他圖像和圖形：
不要只使用PowerPoint提供的內容，最好能利用外來的圖像、圖形和視訊等來加強變化，以提高簡報的吸引力。不時在簡報裡加上一兩段短片，不但可以傳達訊息，還能加點幽默，讓大家放鬆心情。

9. 簡報完後才發備忘稿，不要在簡報時發：
這一點有些人會反對，但是沒有人會喜歡對著一群正忙著看自己的結論的人說話。除非一定要讓大家能夠邊參考備忘稿邊聽取簡報，不然最好等到簡報結束後再發。

10. 簡報前嚴格編審投影片：
千萬不要忘了聽眾，完成PowerPoint投影片草稿之後，要假設自己就是聽眾之一，邊看著投影片邊聽著說明。如果有什麼感覺不對的、令人分心或混亂的東西，馬上刪掉。通常這麼做都能夠改善整個簡報。

雖說PowerPoint內容是最重要的，但是口才也不能太差，否則很難贏得聽眾的心，
不過口才經過訓練是可以改善的。最怕的是許多人不論事前準備有多充分，
面臨上台那一刻，還是忍不住怯場、怕得發抖。
記住簡報是你的表演舞臺，贏得聽眾的滿堂采抑或是鴉雀無聲的結束端看簡報者，
還有要臨危不亂，不要因為投影片出錯等問題而慌了手腳。所謂熟能生巧，多做幾次簡報就不會怕了啦。